perjalanan dinas pimpinan

PERJALANAN DINAS PIMPINAN

SEKOLAH MENENGAH KEJURUHAN  NEGERI 1 SURABAYA

Jl. Smea No.4 Wonokromo, Surabaya . Telp: 031-8292038 . Fax: 031-8292039 . Email: info@smkn-1.sch.id Website: http://www.smkn1-sby.sch.id

TAHUN AJARAN 2015/2016

Disusun Oleh :

·         Ayu Puspita Sari (17)

·         Chindi Debora (23)

·         Cindy Dwi Ariska (27)

·         Dewi Rahmawati (38)

Kelas : XII APK- 1

Kata Pengantar

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat, taufik serta hidayah-Nya sehingga saya bisa menyelesaikan makala mengenai Mengatasi Perjalanan Dinas Pimpinan

makala mengenai Mengatasi Perjalanan Dinas Pimpinan kami buat dengan berdasarkan dengan fakta yang ada. Namun demikin tidak tertutup kemungkinanmasih adanya kekurangan. Oleh karena itu, segala saran dan masukan dari semua pihak selalu diharapkan untuk perbaikan dan penyempurnaannya.

Kepada semua pihak yang ikut berpartisipasi demi terwijudnya makala mengenai Mengatasi Perjalanan Dinas Pimpinan kami ucapkan terimakasih.

Surabaya 21 Januari 2016

Penulis

BAB 1

PENDAHULUAN

A.   LATAR BELAKANG

            Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain karena adanya pelaksanaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat,  tender, janji perusahaan, penjajakan kerja sama, menghadiri acara ceremonial, kegiatan social dan kegiatan lainnya. Sehubungan dengan perjalanan bisnis tersebut, pimpinan tidak perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya lagi karena adanya administrasi kantor atau sekretaris, seorang sekkretaris harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang salah satunya adalah pengaturan perjalanan bisnis.

B. RUMUSAN MASALAH

1.      Persiapan perjalanan dinas pimpinan

2.      Pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan

3.      Pelaporan perjalanan dinas pimpinan

C.    MAKSUD DAN TUJUAN

1. Memberikan pengetahuan mengenai perjalanan dinas pimpinan.
2. Memudahkan kita dalam mempersiapkan rencana perjalanan dinas pimpinan.
3. Memudahkan kita dalam mempersiapkan dokumen perjalanan dinas pimpinan.
4. Memudahkan kita dalam mempersiapkan transportasi dan akomondasi perjalanan dinas pimpinan.
5. Memudahkan kita dalam mempersiapkan daftar  dan pembiayaan perjalanan dinas pimpinan
6. Memudahkan kita untuk membuat laporan perjalanan dinas pimpinan.

BAB 2

TEORI PERJALANAN DINAS PIMPINAN

1.   PENGERTIAN  PERJALANAN DINAS

                Perjalanan Dinas adalah perjalanan kesuatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan dinas  dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dalam jangka waktu tertentu.

            Perjalanan dinas perlu dipersiapkan dengan sebaik mungkin oleh administrasi kantor atau sekretaris, sebagai asisten impinan perusahaan yang mempunyai tugas untuk mengurus keperluan pimpinan, mulai dari keberangkatannya sampai kepulangannya.

            Untuk dapat mempersiapkan perjalanan bisnis, seorang administrasi kantor atau sekretaris harus mempunyai pengetahuan dan keterampilan tentang semua hal yang berkaitan dengan pengaturan perjalanan bisnis secara cermat, teliti dan rapih, sehingga selama perjalanan bisnis tidak akan menemui kendala yang berarti.

2.   MACAM-MACAM PERJALANAN DINAS

Macam - macam perjalanan dibedakan  menjadi 3 yaitu :

Ditinjau dari segi wilayah, perjalanan dinas dibedakan  menjadi dua macam, yaitu :

a.       Perjalanan bisnis dalam negeri

§  Perjalanan bisnis antar kota

§  Perjalanan dinas antarprovinsi

b.      Perjalanan dinas luar negeri

§  Perjalanan antar negara

Ditinjau dari segi transportasi, perjalanan dinas dibedakan menjadi tiga macam yaitu :

a.       Perjalanan dinas lewat darat meliputi mobil dinas atau perusahaan,travell,bus,kereta api  . persiapan yang hrus dilakukan adalah :

·         membawa identitas pribadi

·         dapatkan tiket perjalanan dan penegasan jam keberangkatan

·         membawa peta kota tujuan

·         membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan /dokumen yang dibawa

·         konfirmasikan pemesanan hotel

b.      Transportasi laut menggunakan kapal laut .persiapan yang harus dilakukan adalah :

·         siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri

·         siapkan tiket kapal dan kepastian berangkat

·         siapkan mata uang asing bila ke luar negeri

·         konfirmasikan pemesanan kamar hotel

·         membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali

·         surat-surat daftar nama dan telepon yang akan dihubungi

·         usahakan penjemputan setiba di pelabuhan tujuan

c.       Transportasi udara menggunakan pesawat terbang .persiapan yang harus dilakukan adalah :

·         siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri

·         siapkan tiket pesawat dan kepastian berangkat

·         siapkan mata uang asing bila ke luar negeri

·         periksa koper yang dibawa tidak melebihi batas maksimum

·         konfirmasikan pemesanan kamar hotel

·         membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan/dokumen yang harus dibawa

·         persiapkan daftar nama dan telepon yang akan di hubungi

·         usahakan penjemputan setiba dibandara tujuan

Ditinjau dari tujuan ,dibedakan menjadi :

·         Perjalanan dinas untuk rakernas

·         perjalanan dinas untuk seminar nasional

·         perjalanan dinas untuk kunjungan kerja

·         perjalanan dinas untuk pendidikan latihan

·         perjalanan dinas untuk pelantikan

·         perjalanan dinas untuk pengadaan kerja sama

·         perjalanan dinas untuk kegiatan sosial

·         perjalanan dinas untuk tender

·         perjalanan dinas untuk cara seremonial

·         perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi

3.      TUJUAN PERJALANAN BISNIS

 Ada beberapa tujuan dari perjalanan bisnis, antara lain :

a)      Perjalanan dinas untuk mengikuti tender proyek. Pimpinan harus memahami persyaratan dan mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu dipersiapkan dalam perjalanan bisnis ini adalah proposal Surat Penawaran Harga ( SPH ) yang berisi persyaratan teknis dan persyaratan administrasi serta company profile.

b)      Perjalanan dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan antara lalin adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja sama, dan mekanisme pembagian keuntungan ( profit sharing ).

c)      Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional. Hal yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan adalah mempelajari materi rapat atau makalah seminar secara cermat yang biasanya sudah ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar.

d)     Perjalanan dinas untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS ). Pimpinan harus memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi yang sudah diterima oleh para pemegang saham.

e)      Perjalanan dinas untuk melakukan pembukaan kantor atau perusahaan cabang. Hal yang perlu dipersiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pemimpinan cabang.

f)       Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan diklat. Pimpinan harus mempersiapkan buku-buku referensi dan makalah diklat.

g)       Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke Negara lain. Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran atas kunjungan tersebut.

4.      TATA CARA PERJALANAN DINAS

Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan dinas, yaitu :

1. In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan )

In House Travelling Department yaitu divisi atau bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan mengiap, serta keuangan dan pembiayaan selama perjalanan dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan pimpinan, administrasi kantor atau sekretaris tetap perlu mempersiapkan dokumen lainnya, seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan atau daftar acara kegiatan ( itinerary ) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.

2.     Travel Bureau ( Biro Perjalanan )

Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan dinas karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Dalam hal ini, administrasi kantor atau sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya.

3.     Administrasi Kantor atau sekretaris

Apabila pimpinan kantor sendiri yang meminta administrasi Kantor atau sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan dinasnya, maka Administrasi Kantor atau sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinannya, seperti semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan perjalan dinas dapat dipertanggungjawabkan, seorang administrasi Kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta masukan atau petunjuk dari staf yang sudah berpengalaman dalam menangani kegiatan perjalanan dinas.

BAB 3

PEMBAHASAN

1.      PERSIAPAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN

1.1  Persiapan rencana perjalanan bisnis

Dalam merencanakan perjalanan bisnis, administrasi kantor atau sekretaris harus segera mengumpulkan informasi perjalanan ( travelling information  ) secara lengkap mengenai peraturan perjalanan bisnis di perusahaan tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :

a)      Siapa yang akan bertanggung jawab atas perjalanan bisnis.

b)      Tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.

c)      Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan bisnis yang meliputi keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.

d)     Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan mempunyai pilihan menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.

e)      Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.

f)       Cara pemesanan ( reservation ) tentang tiket pesawat dan hotel.

Ada beberapa informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor atau sekretaris tentang tiket, yaitu sebagai berikut :

·         Pembelian tiket

Jika perjalanan bisnis pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor atau sekretaris, pembelian tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya ( fee ) untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesan melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.

·         Recorfirmation

Recorfimation ( konfirmasi ulang ), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ) tersebut.

·         Shuttle flights

Shuttle flights yaitu penerbangann pulang pergi dalam suatu Negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation ( pemesanan ). Tiket dapat langsung dibeli di airport ( bandara ) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit.

·         Perubahan pemesanan

Apabila rencana perjalanan bisnis mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka administrasi kantor atau sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk menginformasikan adanya perubahan pemesanan.

·         Open return

Open return yaitu tiket yang dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui pasti kapan akan kembali.

·         Redeeming tickets

Redeeming tickets yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapattkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.

g)      Costoms regulations ( peraturan kepabeanan ). Sebelum berpergian keluar negeri. Administrasi kantor atau sekretaris harus mencari tau tentang peraturan kepabeanan/bea cukai dari Negara yang akan dikunjungi oleh pimpinan, seperti barang apa saja yang boleh masuk kabin.

h)      Baggage ( Bagasi ) yaitu tentang ketentuan jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas berat barang ( baggage ) yang tidak dikenai biaya, antara lain :

§  Economy class ( kelas ekonomi )            : 20kg

§  Business class ( kelas bisnis )                  : 30kg

§  First class ( kelas satu )                            : 40kg

i)        Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan.

j)        Dokumen atau materi apa saja yang perlu dipersiapkan.

1.2  Persiapan dokumen perjalanan bisnis

Dokumen perjalanan bisnis adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis. Dokumen perjalanan bisnis dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :

a)      Dokumen internal

Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi :

§  Surat tugas

Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) untuk melakuka pekerjaan tertentu,

§  Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )

Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang ( bawahan )untuk melaksanakan perjalanan dinas.

b)      Dokumen eksternal

Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis, jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :

§  Paspor ( Passport )

Paspor ( Passport ) adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit.  Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, ssedangkan paspor  untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.

1. Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor, antara lain :

- Kartu Tanda Penduduk ( KTP )

- Kartu Keluarga ( KK )

- Ijazah pendidikan terakhir

- Surat keterangan ( SK ) Pengangkataan pegawai

- Surat Keterangan Catatan Kepolisian ( SKCK )

- Akta kelahiran

- Surat tugas dari instansi terkait

2. Pasppor berisi data, antara lain :

            - Nomor  paspor

            - Nama pemegang paspor

            - Jenis kelamin

            - Kewarganegaaan

            - Tempat dan tanggal lahir

            - Tanggal dikeluarkannya paspor

            - Tanggal masa berlaku paspor

            - Kantor yang mengeluarkan paspor

            - Foto diri pemegang paspor

            - Alamat

            - Lembar untuk exit permit atau visa

3. Cara mendapatkan paspor,

Anda mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah disebutkan diatas ke kantor imigrasi setempat.

4. Macam-macam paspor

Ada bermacam-macam paspor, antara lain :

§  Paspor Biasa ( normal passport )

Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau. Paspor jenis ini digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.

§  Paspor dinas

Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru. Paspor jenis ini digunakan oleh pegawai atau pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan atau perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Kementerian Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

§  Paspor diplomatik

Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam. Paspor ini digunakan oleh pejabat diplomati, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatic dikeluarkan oleh Kementerian Luar Negeri. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

§  Paspor khusus

Paspor khhusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nation ( PBB ). Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah unuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda unuk staf PBB.

Dokumen yang setara dengan Paspor

Selain paspor, ada beberapa dokumen perjalanan ( Travel document ) yang setara dengan paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain :

1. Sea man book  : Dokumen ini dipergunakan oleh para pelaut selama melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan pelayaran.

2. Certificate of Identity : Dokumen ini dipergunakan oleh para pengungsi ( stateless persons ).

§  Visa

Visa adalah izin tinggal di suatu Negara untuk suatu periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan besar atau oleh kantor perwakilan dari Negara tujuan ( kantor konsulat ).

§  Surat keterangan fiscal

Fiscal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia yang akan berangkat keluar negeri. Jadi, surat keterangan fiscal adalah surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.

§  Exit permit

Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan Negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah distempel oleh kantor imigrasi kemudian ditempel atau dilampirkan pada paspor. Masa berlaku exit pemit adalah tiga bulan atau sesuai visa.

§  Sertifikat kesehatan ( health certificate / yellow card )

Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan immunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic penyakit yang menyerang suatu Negara tertentu. Yellow Card ini dapat diambil di rumah sakit yang mempunyai lisendi WHO.

§  Tiket transportasi

Tiket transportasi merupakan media pemindahan dari satu tempat ke tempat yang lain. Sebelum memilih jenis alat transportasi yang akan digunakan, diperlukan beberapa pertimbangan khusus, antara lain sebagai berikut :

a. Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga               jam dengan kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunakan pesawat terbang tetapi menggunakan kendaraan kota, seperti bus atau kereta api.

b. Apabila perjalaan darat lebih dari empat jam, sebaikn ya menggunakan pesawat terbang.Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian tiket pesewat terbang, diantaranya :

             - Rute dan jurusan pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.

                  - Kelas penerbangan

                  - Status penerbangan

                  - Pengaturan tempat duduk ( seating arrangement ), apakah :

                        a. Window seat ( tempat duduk dekat jendela )

                        b. Middle seat ( te,pat duduk ditengah )

                        c. Front row ( tempat duduk dibaris depan )

                  - Status tiket

                        a. Full farest/endorsable

Full farest merupakan tiket pesaawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal dan dapat mengganti pesawat( flight ) ke airlines ( pesawat maskapai penerbangan ) yang lain.

b. Nonendorsable

Tarifnya lebih murahdaripada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan tetapi tidak dapat mengganti pesaawat ( flight ) ke airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ) lain.

                        c. Restricted

Tiket jenis ini tidak dapat mengganti jadwal penerbangan, tidak dapat mengganti flight, baik dari airlines ( perusahaan penerbangan ) yang sama maupun airlines lain.

§  Voucher penginapan

Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan bisnis, sebaiknya administrasi kantor atau sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama pemesan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.

1.3  Persiapan transportasi dan akomondasi

Untuk  kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan bisnis, diperlukan persiapan transportasi dan akomondasi ( penginapan ) yang matang, simak uraian berikut :

            a.    Persiapan transportasi

Dalam mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan, seorang administrasi kantor atau sekretaris diharapkan mampu menyusun perencanaan jenis transportasi yang akan dipakai, yang didasarkan pada prinsip efisiensi dan efektifitas, namun tetap sesuai dengan keinginan pimpinan, baik menggunakan transportasi darat, laut, ataupun udara.

b.    Jenis-jenis akomondasi

Jenis-jenis akomondasi, antara lain :

1)      Hotel

Hotel yaitu penginapan yang dikelola secara komersial dan memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan pemerintah, dengan menyediakan jasa pelayanan makan, minum, dan jasa pelayanan lainnya.

a)      Jenis hotel menurut letak bangunannya, diantaranya :

§  Resort hotel : hotel yang berada di kawasann objek wisata

§  City hotel : hotel yang dibangun di wilayah perkotaan, dimana para tamunya sebagian besar melakukan kegiatan usaha atau bisnis di wilayah tersebut.

§  Airport hotel : hotel yang dibangun dekat dengan bandara, tujuannya untuk mmudahkan para tamu melakukan perjalanan dengan menggunakan pesawat terbang.

§  Urban hotel : hotel yang dibangun di pedesaan, tujuannya agar para tamu dapat menikmati suasana pedesaan.

§  Suburb hotel : hotel yang dibangun di pinggir kota atau di kota satelit, dimana para tamunya melakukan kegiatan rapat.

b)      Jenis hotel menurut lama waktu tamu menginap, diantaranya :

§  Transit hotel : hotel yang digunakan untuk menginap selama 1-2 hari

§  Resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal

§  Semi resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal sementara.

c)      Jenis hotel menurut penetapan tarif kamar, diantaranya :

§  American plan : hotel yang merencanakan harga kamar sudah termasuk biaya tiga kali makan.

§  European plan : hotel yang merencanakan harga kamar tidak termasuk biaya makan.

§  Modified American plan : hotel yang menetapkan harga kamar termasuk biaya dua kali makan.

§  Continental plan : hotel yang menetapkan harga  kamar sudah termasuk makan pagi secara continental.

§  Bermuda plan : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara American.

d)     Jenis hotel menurut jumlah tempat tidur, diantaranya :

§  Single bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur untuk satu orang

§  Double bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur besar untuk dua orang.

§  Twin bedroom : kamar hotel dengan dua tempat tidur untuk dua orang.

§  Family bedroom : kamar hotel dengan dua atau tiga kamar yang saling berhubungan, bisa dengan kamar mandi sendiri-sendiri atau hanya satu kamar mandi untuk tiga kamar tidur

§  Triple room  : kamar yang dilengkapi dengan double beds dan satu single beds atau bahkan dengan tiga single beds.

§  Solo used : satu kamar double room atau twin room yang digunakan untuk satu orang.

§  Extra used : satu tempat tidur yang dipakai untuk menambah tempat tidur disuatu kamar hotel.

§  Baby cot : tempat tidur mungil khusus disediakan untuk bayi, bagi tamu yang membawa bayinya ke hotel.

e)      Jenis hotel menurut tingkatannya, diantaranya :

§  Standard room : kamar hotel dimana peralatan dan perlengkapan hotel terdapat dalam satu ruangan.

§  Suite room : kamar hotel yang memisahkan ruang tidur dan ruang tamu.

§  Presidential suite room : kamar hotel yang terdiri dari dua kamar tidur, dan dilengkapi dengan meja makan serta dapur kecil.

f)       Jenis hotel menurut jumlah kamar hotel, diantaranya :

§  Small hotel : jumlah kamar yang tersedia maksimal sebanyak 28 kamar

§  Medium hotel : jumlah kamar yang disediakan antara 28-299 kamar

§  Large hotel : jumlah kamar yang disediakan lebih dari 300 kamar.

2)      Motel

Motel yaitu penginapan yang dilengkapi dengan tempat parker kendaraan yang terletak dekat kamar dan biasanya tertutup.

3)      Hostel

Hostel yaitu tempat penginapan murah, biasanya digunakan oleh mahasiswa atau karyawan yang sedang melaksanakan pendidikan dan latihan ( diklat ). Didalam kamar hostel terdapat lebih dari enam tempat tidur.

4)      Losmen

Losmen yaitu rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu tidak mendapatkan fasilitas makan.

5)      Mansion

Mansion yaitu rumah besar yang disewakan.

6)      Mess

Mess yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh instansi tertentu dengan biaya sewa yang relative murah.

7)      Bungalow

Bungalow yaitu penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk beristirahat di daerah wisata.

1.4  Persiapan daftar perjalanan bisnis ( itinerary )

Daftar perjalanan bisnis  ( itinerary ) yaitu sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan bisnis, yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu atau pertemuan.

Administrasi kantor atau sekretaris harus membuat lembaran daftar perjalanan dalam rangkap empat, lembar pertama ( asli )  diserahka kepada pimpinan, lembar kedua untuk wakil pimpinan, lembar ketiga untuk menejer atau staf yang ditunjuk pimpinan, dan lembar yang keempat untuk administrasi kantor atau sekretaris yang akan disimpan sebagai arsip perusahaan.

• Membuat daftar perjalanan bisnis

Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal sebagai berikut :

- Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.

- Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk perjalanan ke luar negeri.

- Jangka waktu perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan.

- Jenis transportasi yang digunakan.

- Tujuan perjalanan bisnis.

- Kapan selesai atau tiba kembali

• Kegunaan daftar perjalanan bisnis

Daftar perjalanan sangat diperlukan oleh pimpinan ataupun administrasi kantor atau sekretaris. Kegunaan daftar perjalanan bisnis, yaitu :

            - Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis.

            - Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.

- Untuk administrasi kantor atau sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan selama pimpina tidak di tempat.

1.5  Persiapan biaya perjalanan bisnis

Persiapan biaya perjalanan bisnis yaitu membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan bisnis pimpinan.

1. Jenis-jenis pembiayaan perjalanan bisnis pimpinan.

Jenis-jenis pembiayaan perjalanan bisnis pimpinan, antara lain :

§  Biaya dokumen perjalanan, misalnya : biaya pengurusan paspor, biaya fiscal, dan airportax, biaya exit permit, dan biaya health certivicate.

§  Biaya transportasi, meliputi : biaya transport pulang pergi, dan biaya transport local selama dalam perjalanan bisnis.

§  Biaya akomondasi.

§  Biaya acara kontribusi pembiayaan penyelenggaraan acara, misalnya : biaya seminar, biaya pelatihan.

§  Biaya meals entertainment yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi

§  Biaya konsumsi.

§  Biaya lunsum atau perdien yaitu biaya pengganti selama bekerja diluar perusahaan.

2. Macam-macam alat pembayaran

Selama biaya perjalanan bisnis pimpinan,administrasi kantor atau sekretaris harus menyipkan beberapa alat pembayaran yang dipakai, antara lain :

§  Uang tunai

Uang tunai adalah sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat tukar dan alat bayar.

§  Travelers Funds ( uang dalam bentuk lain )

Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan perjalanan pimpinan selama perjalanan bisnis. Travelers funds dapat diperoleh di Bank dan bisasanya memilliki wujud sebagai berikut

- Travelers cheque yaitu jenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relative kecil.

- Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah yang besar selama dalam perjalanan, biasa digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.

- Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, di mana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.

2.      PELAKSANAAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN

1.      JADWAL KERJA/KEGIATAN PIMPINAN

1.      Pengertian jadwal kerja

Jadwal kerja adalah daftar urutan kerja dan jangka waktu pekerjaan yang disesuaikan dengan pembagian waktu. Dalam suatu kantor jadwal kerja dikaitkan dengan kegiatan pimpinan, sehingga ada istilah kegiatan kerja pimpinan atau agenda kerja pimpinan.

2.      Keuntungan jadwal kerja/kegiatan pimpinan

Keuntungan jadwal kerja/kegiatan pimpinan yaitu :

1.      Pekerjaan penting tidak terlewatkan

2.      Menghemat pemikiran

3.      Bekerja lebih tenang

4.      Memiliki data untuk mempertanggungjawabkan kerjanya

5.      Memiliki data untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan bersama pimpinan.

3.      Cara menyusun jadwal kerja/kegiatan pimpinan

Untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan pimpinan perlu langkah – langkah sebagai berikut :

1.      Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan

2.      Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan pimpinan

3.      Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah, dan jangka panjang

4.      Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan

5.      Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan.

4.      Membuat jadwal kerja/kegiatan pimpinan/agenda kerja pimpinan

Jadwal kerja/agenda kerja pimpinan dapat dibuat dengan kolom yang beraneka macam bentuknya tergantung selera perusahaan/kantor masing – masing. Namun pada dasar intinya sama bahwa kolom tersebut terdiri dari : Nomor, hari dan tanggal, waktu, uraian kegiatan dan keterang.

Contohform  agenda kerja/kegiatan pimpinan :

AGENDA KERJA/KEGIATAN PIMPINAN PT SELALU SUKSES Jalan mutiara 199 Surabaya PERIODE ....... s/d ........ NO HARI/TANGGAL WAKTU URAIAN KEGIATAN KETERANGAN Surabaya, .............. Direktur,                                                                                  Sekretaris, .........................                                                                       .........................

 

2.      SURAT TUGAS

Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan seseorang penjabat/pegawai untuk melaksanakan tugas khusus yang diberikan oleh kantor/perusahaan yang berkepentingan. Bagian – bagian surat tugas terdiri dari kepala surat, isi surat dan kaki surat. Cara menyusun surat tugas yaitu :

1.      Memilih bentuk surat sesuai dengan penetapan pedoman surat menyurat di kantor yang bersangkutan.

2.      Menulis kop surat jika kertas yang dipakai tidak mempergunakan kop surat.

3.      Merancang alinea pendahuluan secara tepat.

4.      Merancang alinea isi/inti yang memuat identitas pemberi tugas, pengemban tugas, jenis tugas, dll.

5.      Merancang alinea penutup.

6.      Menulis kaki surat.

7.      Mengetik konsep surat yang telah diparaf.

8.      Penanda tanganan surat tugas.

3.      SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS (SPPD)

SPPD adalah surat yang memuat penugasan ke wilayah dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan dengan biaya kantor/perusahaan/negara. Bagian – bagian surat perintah perjalanan dinas terdiri dari kepala surat, isi surat dan kaki surat. Adapun data yang harus dimuat dalam isi surat tersebut adalah :

1.      Penjabat yang memberi perintah

2.      Nama dan identitas yang mendapat perintah

3.      Tempat tujuan perjalanan dinas

4.      Transportasi yang akan digunakan

5.      Jangka waktu perjalanan

6.      Maksud perjalanan

7.      Biaya perjalanan

8.      Keterangan

4.      JADWAL PERJALANAN DINAS

Jadwal perjalanan dinas adalah daftar perincian prjalanan yang akan dilalui dalam menjalankan tuganya. Daftar perjalanan dibuat rangkap 4 (empat) untuk diberikan kepada pimpinan, teman sejawat dan sekretaris. Tujuannya untuk mengetahui bahwa pimpinan sedang melakukan perjalanan dinas. Hal – hal yang harus diperhatikan dalam mengatur perjalanan dinas adalah :

1.      Tujuan perjalanan

2.      Kota tujuan

3.      Jenis perjalanan

4.      Jenis layanan/fasilitas yang digunakan

5.      Rencan janji temu dan keperluan

6.      Tanggal, wktu, hari keberangkatan dan kembali.

Cara membuat jadwal perjalanan dinas berwujud kolom yang beraneka ragam bentuk/modelnya, namun pada dasarnya sama. Kolom tersebut terdiri dari :

1.      Nomor urut

2.      Hari, tanggal, waktu

3.      Lapangan terbang/stasiun

4.      Nomor penerbangan/kereta api

5.      Tiba dikota tujuan/tempat tujuan

6.      Hotel/penginapan

7.      Kegiatan.

3.      PELAPORAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN

Contohlaporanperjalanandinasuntukmengikutipendidikan / penyuluhan / sosialisasipegawainegerisipilkementerian. Dalammenjalankantugaspegawaiharusmelaksanakannyadenganprofesionaldanbertanggungjawabpadaatasan yang telahmeberitugas. Bentukdaritanggungjawabantara lain melaksanakantugassesuaidenganperintah (tugaspokokdanfungsi) denganbaikdanmembuatlaporan (tertulis) setelahselesaimenjalankantugas.

Dalam[at1] halpelaksanaantugasdengansuratperintahperjalanandinas (SPPD) harusdilaksanakandenganasasmanfaatdisertaibuktibuktipelaksanaandalamlaporan, danpelaporanharuslakukandengansegera.Sistematikaataukerangkalaporanperjalanandinasadalahsebagaiberikut:

Bagianawal / pembukaanataupendahuluan:

§  DasarPelaksanaan;

§  Tujuan;

§  MateriKegiatan;

§  TempatdanWaktu

BatangTubuh:

§  HasilKegiatan.

Penutup:

§  Kesimpulandan Salam penutup.

********************************************************************

ContohLaporanPerjalananDinasMengikutiPenyuluhan

********************************************************************

LAPORAN PERJALANAN DINAS

MENGIKUTI PENYULUHAN KESEHATAN DAN

KESELAMATAN KERJA PELAYARAN

A. DASAR PELAKSANAAN

a.       Surat Kepala Kantor Kesyahbandaran Dan Otoritas Pelabuhan Kelas III Palang***Nomor: UM.003/Z/8/KSOP.TLD-2015, tanggal 22 Agustus 2015 Perihal Surat Pengantar; Surat Kepala Balai Kesehatan Kerja Palang*** Nomor: KK.001/4/12/KKP.15 tanggal 17Agustus 2015 Perihal: Pemberitahuan Penyuluhan Kesehatan Dan Keselamatan Kerja Pelayaran.

b.      Surat Perintah Tugas dari Kepala Balai Ka***** Pal**** No. 1239/TU.220/L.24.B/8/2015, tanggal 22  Agustus 2015 untuk mengikuti Penyuluhan Kesehatan Dan Keselamatan Kerja Pelayaran.

B. T U J U A N

Mengikuti Penyuluhan Kesehatan Dan Keselamatan Kerja Pelayaran. 

C. MATERI KEGIATAN

Profil Balai Kesehatan Kerja Pelayaran; Kesehatan dan Keselamatak Kerja (K3) Pelayaran; Penyakit Menular Seksual (PMS); Penyakit Diabetes; Penyakit Gigi dan Mulut.

D. TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN

a.       Tempat pelaksanaan di Royal Garden Resort, dengan alamat Jl. In Marsda Surya Darma No. 9 Pal******.

b.      Hari /Tanggal, Senin 24 Agustus 2015.

E. HASIL PELAKSANAAN

Pembelajaran Profil Balai Kesehatan Kerja Pelayaran; Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) Pelayaran; Penyakit Menular Seksual (PMS); Penyakit Diabetes; Penyakit Gigi dan Mulut (Sertifikatterlampir).

F. P E N U T U P

Demikian Laporan Perjalanan Dinas dalam rangka mengikuti Mengikuti Penyuluhan Kesehatan Dan Keselamatan Kerja Pelayaran di Royal Garden Resort, dengan alamat Jl. In Marsda Surya Darma No. 9 Pal****** tanggal 24 Agustus 2015 telah saya laksanakan, untukdapatdipergunakansebagaimanamestinya

Pal******, 26 Agustus 2015

Pelaksana,

TunggulAmetungTunggorono

NIP. 19730416 200803 1 001

Contoh Form Laporan Perjalanan dinas

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Perjalanan bisnis adalah perjalaan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis berbeda dengan perjalanan biasanya. Peran administrasi kantor atau seorang sekretaris sangat penting, Karena dengan adanya administrasi atau sekretaris yang memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang semua hal yang berkaitan dengan perjalanan bisnis, maka perjalanan bisnis dapat berjalan sesuai prosedur yang ada.

DAFTAR PUSTAKA

http//dheacitrayosca.blogspot.co.id

Modul Perjalanan Dinas dari BuMala

---

 [at1]